Integrationen & Automatisierung

Wo Keyvero im Anruf-Flow sitzt

Keyvero lässt sich schrittweise einführen, je nachdem, wie viel die KI übernehmen soll. Diese vier Muster decken die meisten Fälle ab:

• Risikoloser Start: Keyvero nimmt zuerst nur die Anrufe an, die sonst verloren gehen, etwa außerhalb der Öffnungszeiten, in der Mittagspause oder wenn alle Leitungen besetzt sind. Diese Anrufe wären ohnehin verloren, jede gerettete Buchung ist zusätzlicher Umsatz, ohne dass sich an Ihrem Betrieb etwas ändert.
• First Level und Triage: Keyvero nimmt alle Anrufe als erste Anlaufstelle entgegen, klärt die einfachen, immer gleichen Anliegen selbst und leitet komplexere Fälle an die richtige Person weiter. Ihr Team kümmert sich nur noch um das, was wirklich einen Menschen braucht.
• Telefonzentrale: Mit mehreren hinterlegten Weiterleitungszielen fragt die KI das Anliegen ab und verbindet mit dem passenden Ziel, optional nur innerhalb der jeweiligen Erreichbarkeitszeiten.
• Mensch zuerst, dann KI: Auch der umgekehrte Weg ist möglich, als Einrichtung auf Ihrer Seite. Ein Mitarbeiter nimmt zuerst ab und leitet bei einem standardisierten Anliegen an die Keyvero-Nummer weiter, sodass die KI den immer gleichen Rest übernimmt. Diese Weiterleitung steuern Sie über Ihre Telefonanlage, sie ist kein Schalter in Keyvero.

So binden Sie Keyvero an Ihre Telefonie an

Technisch verbinden Sie in Keyvero eine Telefonnummer mit einem Agenten. Dafür gibt es zwei Wege:

• Eigenes Twilio-Konto: Sie hinterlegen Ihre Zugangsdaten und eine Nummer, die Sie dort besitzen. Keyvero richtet im Hintergrund automatisch alles Nötige ein, und Ihr Agent nimmt ab sofort Anrufe auf dieser Nummer entgegen.
• Nummer über Keyvero mieten: Alternativ buchen Sie eine Nummer direkt bei Keyvero (aktuell österreichische Nummern), dann brauchen Sie kein eigenes Twilio-Konto.

Ihre bestehende Nummer behalten

Möchten Sie Ihre bisherige Geschäftsnummer behalten, richten Sie bei Ihrem Telefonanbieter eine Rufweiterleitung auf die mit Keyvero verbundene Nummer ein: dauerhaft, nur außerhalb der Öffnungszeiten oder nur, wenn besetzt ist. Genau das ist heute der übliche Weg, Keyvero in Betrieb zu nehmen.

Die Weiterleitung selbst stellen Sie bei Ihrem Anbieter ein, in Keyvero verbinden Sie die Nummer mit dem passenden Agenten. Derzeit werden Twilio-Nummern unterstützt.

Anrufe an Ihr Team weiterleiten

Für die Triage hat jeder Agent ein eingebautes Weiterleitungs-Werkzeug. Sie hinterlegen ein oder mehrere Ziele mit Name, Nummer und optionalen Erreichbarkeitszeiten. Stellt die KI im Gespräch fest, dass ein Mensch übernehmen soll, kündigt sie die Weiterleitung an und verbindet den Anrufer direkt.

Es ist eine direkte Weiterleitung: Sobald verbunden ist, endet das KI-Gespräch und der Anrufer spricht mit Ihrem Team. Liegt ein Ziel außerhalb seiner Erreichbarkeitszeiten, leitet die KI nicht weiter, sondern nennt dem Anrufer, wann die Person wieder erreichbar ist.

Native Aktionen im Gespräch: SMS und E-Mail

Keyvero kann während des Anrufs selbst aktiv werden, ohne dass Sie etwas anbinden müssen. Die KI kann eine SMS verschicken, entweder an die Nummer des Anrufers oder an eine feste Nummer, etwa eine Terminbestätigung an den Kunden oder eine Benachrichtigung an Sie.

Genauso kann die KI eine E-Mail an eine feste Adresse senden, etwa eine Zusammenfassung der Anfrage an Ihr Postfach. Bei beiden legen Sie den Text als Vorlage mit Platzhaltern fest, die die KI aus dem Gespräch füllt, zum Beispiel den gewünschten Termin.

Webhooks: Daten vor und nach dem Anruf

Über das Telefon hinaus verbindet sich Keyvero mit Ihren Systemen über Webhooks, mit zwei Berührungspunkten. Vor dem Anruf kann Keyvero einen Webhook bei Ihnen aufrufen und die Nummer des Anrufers mitschicken. Ihr System, zum Beispiel Ihr CRM, antwortet mit den passenden Daten wie Name, letztem Termin oder offener Rechnung. Diese Werte setzt Keyvero direkt in die Begrüßung, in die Anweisungen des Agenten und in die SMS- und E-Mail-Vorlagen ein. So begrüßt die KI den Anrufer mit Namen und kennt den Kontext, noch bevor das Gespräch beginnt.

Nach dem Anruf schickt Keyvero die Gesprächsdaten an einen Webhook Ihrer Wahl: das vollständige Transkript, eine automatische Zusammenfassung, Dauer, Kosten und das Ergebnis. Damit landet jeder Anruf automatisch dort, wo Sie ihn brauchen, im CRM, im Ticketsystem oder in einer Tabelle.

Das Webhook-Tool: fast alles automatisieren

Das flexibelste Werkzeug ist das Webhook-Tool. Damit kann die KI mitten im Gespräch eine beliebige Schnittstelle aufrufen, mit Werten, die sie aus dem Gespräch gewinnt. Sie beschreiben, wann das Tool eingesetzt werden soll und welche Angaben es braucht, den Rest erledigt die KI.

Technisch ruft das Tool HTTPS-Endpunkte per GET oder POST auf und überträgt JSON, jede Anfrage wird mit einer HMAC-Signatur abgesichert, die Ihr System prüfen kann. Damit lässt sich unter anderem:

• Verfügbarkeit im Kalender prüfen und einen Termin anlegen
• eine Bestellung oder eine Anfrage auslösen
• einen Datensatz im CRM anlegen oder aktualisieren
• Informationen abfragen und sofort im Gespräch verwenden, etwa freie Termine vorlesen

Make, Zapier und n8n als Brücke

Nicht jedes System bietet eine fertige Schnittstelle, und nicht jeder möchte selbst entwickeln. Hier helfen Automatisierungs-Plattformen wie Make, Zapier oder n8n. Sie nehmen die Webhooks von Keyvero entgegen und verbinden sie mit hunderten Apps, ganz ohne Programmierung.

So leiten Sie jede Gesprächszusammenfassung automatisch ins CRM, in den Posteingang oder in eine Tabelle, oder Sie lassen das Webhook-Tool der KI direkt einen Ablauf in Make auslösen.